Pracovní cesty – kdy vyplňovat cestovní příkaz

V dnešním článku bychom vám rádi přiblížili problematiku cestovních příkazů z trochu jiného pohledu. Zatímco začátkem roku se zabýváme obvykle novými sazbami či legislativními změnami, v tomto článku se snažíme zodpovědět časté otázky, s kterými se setkáváme. Na závěr uvádíme pár praktických příkladů.

Cestovní příkaz se vyplňuje v případech, kdy zaměstnavatel vyšle svého zaměstnance na pracovní cestu. Obvykle je v něm uvedena doba pracovní cesty a místo, kam bude zaměstnanec vyslán k výkonu práce. Dle zákona je pracovní cestou myšleno časově omezené vyslání zaměstnance k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce v pracovní smlouvě.

V žádném zákoně však není dána přímá povinnost použití formuláře „Cestovní příkaz“. Pokud na něm zaměstnavatel ani zaměstnanec netrvají, není povinnost tento formulář použít. Od roku 2012 se však zaměstnanec nemůže dobrovolně vzdát zákonného stravného. To znamená, že i v případě, že se jedná o krátkou pracovní cestu např. na území Prahy a zaměstnanec má místo výkonu práce určené přesnou adresou, je zaměstnavatel povinen zaměstnanci stravné proplatit. Tento postup je závazný i pro společníky a jednatele, na něž se z pohledu cestovních náhrad pohlíží jako na zaměstnance.

Z toho vyplývá, že není povinnost vyplňovat cestovní příkaz, ale je povinnost spočítat stravné náležející zaměstnanci za pracovní cestu a toto stravné zaměstnanci proplatit. Cestovní příkaz je nejen podkladem pro výpočet stravného a vedlejších prokazatelných nákladů vzniklých během služební cesty, ale slouží i jako doklad činnosti pracovníka v pracovní době. Například může sloužit jako doklad při posuzování úrazu pracovníka jako pracovního úrazu. Pokud dojde k úrazu pracovníka na služební cestě schválené zaměstnavatelem vystavením cestovního příkazu je tento úraz automaticky považován za pracovní úraz. Proto se všeobecně doporučuje cestovní příkazy vyplňovat a evidovat.

Místo výkonu práce sjednané ve smlouvě a jeho vliv na pracovní cestu

Jak již bylo zmíněno, pracovní cestou je dle zákona myšleno vyslání zaměstnance k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce v pracovní smlouvě. Dle místa výkonu práce se odvozuje, v jakých případech se jedná o pracovní cestu a v jakých ne.

Pokud je místo výkonu práce stanoveno přesnou adresou (např. Smetanova 3, Praha), je za pracovní cestu považováno i vyslání zaměstnance např. na jednání (školení, seminář,…) na území Prahy. Naopak v případě, že není místo výkonu práce omezeno přesnou adresou, např. jen uvedení místa výkonu práce Praha, není vyslání na jednání na území Prahy považováno za služební cestu a nebude tedy náležet stravné. I v takovém případě má však zaměstnanec nárok na proplacení prokázaných výdajů (jízdenky, parkovné, …) spojených s výkonem zaměstnání.

Dle zákona pro účely pracovní cesty však nelze stanovit místem výkonu práce větší území než jednu obec (nelze tedy stanovit pro účely určení nároku na stravné místem výkonu práce např. celé území ČR) i když v pracovní smlouvě může být stanoveno místo výkonu práce na větším území než jedna obec. Pokud je místo výkonu práce v pracovní smlouvě stanoveno šířeji než jedna obec, je z hlediska cestovních náhrad za místo výkonu práce považována obec, v níž pracovník nejčastěji začíná své pracovní cesty. Pokud z povahy práce pracovníka vyplývá častá změna pracovního místa, může se z hlediska cestovních náhrad za místo výkonu práce považovat bydliště pracovníka. Tento postup lze uplatnit i v případě, že v místě bydliště poplatníka nemá zaměstnavatel sídlo ani jinou organizační složku.

Stejné podmínky platí i pro zahraniční pracovní cesty. Zahraniční pracovní cesta je započata překročením hranic ČR (v případě letecké dopravy odletem letadla). Zaměstnanci v tomto případě náleží stravné dle sazeb vyhlášených ministerstvem financí pro stát, ve kterém jsou uskutečňovány pracovní úkoly.

Praktické příklady

Příklad 1:
Pan Novák pracuje ve společnosti jako obchodní zástupce. V pracovní smlouvě má sjednané místo výkonu práce na adrese, kde se nachází kanceláře firmy (např. Smetanova 3, Praha). Společnost
se nyní pokouší uzavřít smlouvu s novým odběratelem, který sídlí v Kolíně. Zaměstnavatel vyšle pana Nováka na pracovní jednání s tímto odběratelem. Obchodní jednání se bude konat v Kolíně.
Pan Novák bude tedy vykonávat náplň své práce mimo sjednané místo výkonu. Znamená to, že bude vyslán na služební cestu a měl by vyplnit cestovní příkaz. Získává nárok na proplacení stravného a vedlejších prokazatelných výdajů.
Pokud by pan Novák měl v pracovní smlouvě sjednané místo výkonu práce místo konkrétní adresy např. celé město Praha, stále by se jednalo o pracovní cestu. Pan Novák by opět vykonával práci mimo sjednané místo výkonu práce.

Příklad 2:
Vezmeme si obdobnou situaci z příkladu 1, ale tentokrát má pan Novák v pracovní smlouvě sjednané místo výkonu práce celý Středočeský kraj. Pan Novák jede znovu na jednání s odběratelem do Kolína (město Kolín je ve Středočeském kraji).
I v tomto případě se bude jednat o pracovní cestu. Z hlediska cestovních náhrad nelze stanovit místem výkonu práce místo větší než jednu obec. I když pan Novák má místo výkonu práce Středočeský kraj, pro účely pracovní cesty je za jeho místo výkonu práce považováno město Praha, kde má společnost, ve které pan Novák pracuje, svou kancelář. Pan Novák tedy z hlediska nároku
na cestovní náhrady vykonává svou práci mimo místo výkonu práce a má tedy nárok na cestovní náhrady spojené s pracovní cestou.

Příklad 3:
Pan Dvořák také pracuje jako obchodní zástupce, ale v jeho pracovní smlouvě je sjednané místo výkonu práce město Praha. Pan Dvořák byl vyslán na školení, které se bude konat v přednáškové místnosti kulturního centra v centru Prahy.
V tomto případě pan Dvořák nebude vyplňovat cestovní příkaz, protože se nejedná o pracovní cestu. V této situaci nemá pan Dvořák nárok na vyplacení stravného. Zaměstnavatel může proplatit zaměstnanci prokazatelné výdaje jako například lístek na MHD, kterým se na dané školení dopravil.

Příklad 4:
Pan Novotný je také obchodní zástupce a jeho místem výkonu práce dle pracovní smlouvy je přesná adresa kanceláří jeho zaměstnavatele (např. Dvořákova 4, Praha). Pan Novotný byl vyslán na stejné školení jako pan Dvořák.
Jelikož má pan Novotný přesně určené místo výkonu práce, je toto školení pro něj pracovní cestou a je měl by vyplnit cestovní příkaz. Z toho vyplývá, že pan Novotný má nárok na stravné a proplacení prokazatelných výdajů.

Příklad 5:
Pan Kohout byl vyslán na jednání do Bratislavy. V pracovní smlouvě má jako místo výkonu práce uvedené město Praha.
Pan Kohout by měl vyplnit cestovní příkaz, protože se jedná o pracovní cestu mimo sjednané místo pracovního výkonu. Do té doby, než překročí hranice má nárok na tuzemské stravné a po překročení hranic má nárok na stravné dle sazby vyhlášení pro Slovenskou republiku.

Příklad 6:
Pan Kačer pracuje jako servisní technik. V pracovní smlouvě má jako místo výkonu práce sjednaný celý Středočeský kraj a Prahu. Z pohledu cestovních náhrad je takto vymezeno místo výkonu práce velmi široké.
Pro účely stanovení cestovních náhrad může být pro pana Kačera stanoveno místo výkonu práce podle místa trvalé provozovny zaměstnavatele. Tento postup lze použít pokud, pan Kačer každou svou pracovní cestu začíná z této provozovny (musí se ráno „nahlásit“ do práce a poté pokračuje v cestě za zákazníkem). Místem výkonu práce bude stanovena obec, ve které je provozovna i v případě, že bydliště zaměstnance, ze kterého vyráží na pracovní cestu, je ve stejné obci.
Další možností je stanovení místa výkonu práce dle bydliště pana Kačera, pokud se tato obec neshoduje s obcí, ve které má zaměstnavatel provozovnu. Tento postup lze použít, pokud pan Kačer na pracovní cesty vyjíždí rovnou z domu a nemusí se tzv. „nahlásit“ u zaměstnavatele.

Veronika Kahounová

Accountant Consultant Assistant

Sdílejte tento článek

Pokud se vám náš článek líbí, podělte se o něj i s jinými.