Zjistěte, jak efektivně řešit cestovní náhrady zaměstnanců na Slovensku. Co vše do „cesťáku“ patří? A jaké částky vyplatit zaměstnancům? Pomůže vám praktický průvodce, kterého připravila Eliška Tůma Streitová, náš Accounting Consultant Assistant. Vysvětlí vám výpočet náhrad za tuzemské i zahraniční pracovní cesty. Postupujte v souladu s právem a udržte náklady pod kontrolou.
Co spadá do cestovních náhrad?
Slovenskému zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu náleží:
- náhrada prokázaných cestovních výdajů;
- náhrada prokázaných výdajů za ubytování;
- stravné;
- náhrada prokázaných vedlejších výdajů;
- náhrada prokázaných cestovních výdajů za cesty na návštěvu rodiny, pokud pracovní cesta trvá více jako sedm po sobě jdoucích kalendářních dnů (Zákon č. 283/2002, § 4, e)).
Výpočet a nárok na náhrady se odvíjí zejména od toho, kam na pracovní cestu vyráží a jak dlouho jeho cesta trvá.
Náhrady při tuzemské pracovní cestě
1) Stravné
Zaměstnanec má nárok na stravné za každý kalendářní den pracovní cesty po Slovensku a vyplacená částka vychází z délky pracovní cesty.
S účinností od 1. 6. 2023 jsou sumy stravného pro jednotlivá pásma uvedená v Opatření MPSVR SR č. 171/2023 Z.z. stanoveny takto:
Pokud pracovní cesta trvá méně než 5 hodin, a zároveň není zaměstnanci umožněno stravovat se obvyklým způsobem, může mu zaměstnavatel poskytnout stravné až do sumy odpovídající 1. pásmu.
Když má zaměstnanec během pracovní cesty zajištěno bezplatné stravování v celém rozsahu (snídaně, oběd, večeře), stravné mu nenáleží.
V případě, že je zajištěno částečné stravování, nárok na stravné se krátí. Základnou pro výpočet je výše stravného pro pásmo nad 18 hodin nebo z maximální výše dohodnuté mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem dle pracovní smlouvy či dohod o práci. Tato částka se poté sníží o:
- 25 %, je-li mu poskytnuta snídaně;
- 40 %, je-li mu poskytnut oběd;
- 35 %, je-li mu poskytnuta večeře.
Po dobu přerušení pracovní cesty (např. z důvodu návštěvy rodiny či jiného dohodnutého přerušení na straně zaměstnance) nárok na stravné není.
Výše stravného pro jednotlivá pásma ovlivňuje i další oblasti, které jsou na těchto hodnotách závislé:
- Příspěvek na stravování
* Zaměstnavatel má povinnost poskytnout zaměstnanci příspěvek na stravné ve výši minimálně 55 % z ceny jídla, maximálně však 55 % ze sumy stravného pro 1. pásmo.
* Od 1. 6. 2023 činí maximální výše příspěvku na stravování 4,02 EUR a tato částka je daňově uznatelným nákladem pro zaměstnavatele.
- Stravenky
* Zákoník práce stanovuje i minimální hodnotu stravenky ve výši 75 % stravného platného pro 1. pásmo.
* Od 1. 6. 2023 je minimální hodnota stravenky 5,48 EUR.
Mezi zaměstnanci a zaměstnavatelem musí existovat platná dohoda (nejlépe upravená vnitřním předpisem), která určuje, zda zaměstnanci dostávají stravenky, nebo finanční příspěvky na stravování.
- Pokud zaměstnavatel poskytuje svým zaměstnancům finanční příspěvek na stravování, musí být jeho minimální výše v hodnotě 55 % z hodnoty stravenky.
- Od 1. 6. 2023 činí minimální výše finančního příspěvku na stravování 3,02 EUR.
Výše příspěvku na stravování, který poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci se dle výše uvedených informací, se může pohybovat v určitém intervalu částek, které jsou pro zaměstnavatele daňově uznatelným nákladem. Když zaměstnavatel hodnotu finančního příspěvku přizná zaměstnancům v částce vyšší, než je pro něj daňově uznatelné maximum, je tento postup dále upraven příslušnými předpisy dle toho, jakým způsobem je částka přesahující maximum financována.
Toto Schéma zobrazuje vazbu výše příspěvku na stravování a jeho zdanitelnosti na straně zaměstnance a daňové (ne)uznatelnosti na straně zaměstnavatele:
Zdroj: Metodický pokyn 15/DZPaU/2023/MP: Metodický pokyn k zdaniteľnosti príspevku na stravovanie zamestnanca, k zahrnutiu príspevku na stravovanie zamestnanca do daňových výdavkov zamestnávateľa a k zahrnutiu stravného daňovníka s príjmami podľa § 6 ods. 1 a 2 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov do daňových výdavkov tohto daňovníka
2) Náhrady za používání motorových vozidel při pracovních cestách
Pokud zaměstnavatel použije při pracovní cestě soukromé motorové vozidlo na žádost zaměstnavatele, náleží mu základní náhrada za každý 1 km stanovená opatřením MPSVR SR č. 247/2023 Z.z. a k tomu i náhrada za spotřebované pohonné hmoty (PHM).
Výše základní náhrady za 1 km je s účinností od 1. 7. 2023 stanovena na:
- 0,071 EUR pro jednostopá vozidla a trojkolky;
- 0,252 EUR pro osobní motorová vozidla.
Částku náhrady za spotřebované pohonné hmoty určuje jejich cena v době použití motorového vozidla přepočítaná dle spotřeby uvedené v technickém průkazu vozidla, popř. v osvědčení o evidenci vozidla. Cenu PHM lze stanovit dvěma způsoby:
- dokladem o koupi PHM, který doloží zaměstnanec (musí být zřejmá souvislost s pracovní cestou);
- využitím ceny PHM platné v čase nástupu na pracovní cestu (podle dat Štatistického úradu Slovenskej republiky).
3) Další náhrady
Při splnění podmínek má zaměstnanec nárok také na:
- náhrady při dočasném přidělení, při vyslání do státu EU a při vzniku pracovního poměru;
- náhrady při cestě v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh pracovních změn.
Náhrady při zahraničních pracovních cestách
1) Stravné
Při pracovní cestě mimo Slovensko náleží zaměstnanci za každý kalendářní den stravné v EUR popř. v cizí měně. Výše stravného je opět závislá na trvání pracovní cesty mimo území Slovenské republiky a je rozdělena do tří pásem.
Základní sazby stravného v EUR / cizí měně stanovuje opatření Ministerstva financí SR č. 401/2012 Z.z. takto:
Zaměstnavatel stravné svému zaměstnanci vyplácí v měně a ve výši stanovené pro stát, kde pracovník strávil v daném kalendářním dni nejvíce hodin. Je-li počet hodin v různých státech stejný, pak stravné poskytne v takové měně a výši, která je pro zaměstnance výhodnější.
Má-li zaměstnanec během pracovní cesty v zahraničí zajištěno stravování, pak se výše stravného krátí jako v případě tuzemské pracovní cesty, tzn.: 25 % snídaně, 50 % oběd a 35 % večeře.
2) Kapesné
Zaměstnavatel může zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě poskytnout kapesné, a to ve výši max 40 % ustanoveného stravného.
3) Komerční pojištění
Zaměstnanec má nárok na proplacení prokázaných výdajů za pojištění nevyhnutelných léčebných nákladů v zahraničí. Zároveň mu zaměstnavatel může proplatit i prokázané náklady za jiný druh pojištění.
4) Náhrada za povinné / doporučené očkování
Pokud je zaměstnanec vyslán na pracovní cestu do státu nebo oblasti, na kterou se vztahuje povinné či doporučené očkování, které určuje buď Světová zdravotnická organizace nebo Úrad veřejného zdravotníctva SR, pak má nárok na náhradu takto vynaložených nákladů.
5) Další náhrady
Při splnění podmínek má zaměstnanec nárok také na:
- náhrady výdajů za cesty na návštěvu rodiny při zahraniční pracovní cestě;
- náhrady výdajů za pohonné hmoty při zahraniční pracovní cestě;
- náhrady při výkonu práce v zahraničí.
Vyloučení souběhu náhrad
Pokud zaměstnanec při zahraniční pracovní cestě tráví určitý čas na území Slovenska, náleží mu stravné v případě, že splní podmínky tuzemské pracovní cesty (tj. na území tuzemska pobývá minimálně 5 h). Současně má nárok na zahraniční stravné dle rozhodného času stráveného mimo území Slovenska.
Když zahraniční pracovní cesta začíná a končí na území SR, musí zaměstnavatel vždy individuálně posoudit dobu, kterou pracovník strávil na území tuzemska a mimo tuzemsko. Rozhodujícím kritériem je čas přechodu státních hranic či odlet/přílet letadla.
Jestliže zahraniční pracovní cesta začíná i končí mimo území SR, o vzniku nároku na náhrady poskytované v EUR či cizí měně rozhoduje zejména místo nástupu, místo ukončení a čas trvání zahraniční pracovní cesty. Tyto podmínky se řídí § 16 ods. 3 zákona o cestovných náhradách.
Podrobnější informace najdete na stránkách Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SROV.
Nevíte si rady s účtováním pracovních cest?
Přenechte účetní starosti odborníkům. Postaráme se za vás o zpracování mezd nebo kompletní vedení účetnictví v Česku i na Slovensku. Napište na info@e-cons.cz a rádi s vámi probereme možnosti spolupráce.
