Domů Elektronická archivace účetnictví: na co si dát pozor?

Elektronická archivace účetnictví: na co si dát pozor?

Možná to znáte – doklady se hromadí a vy už nevíte, co s nimi. Využijte sílu digitálních technologií a převeďte šanony do onlinu! Nastavte si ve firmě systém elektronické archivace, díky kterému se vyhnete pokutám a zefektivníte interní procesy. Co si pohlídat, abyste splnili všechny zákonné povinnosti?

Lze účetnictví archivovat pouze elektronicky?

Když dodržíte zákonné náležitosti, můžete tradiční listinnou archivaci zcela nahradit elektronickou. Tato cesta je pohodlnější než klasický papír a šanony. Doklady jednoduše uchováváte na serveru nebo v cloudu. Funkce pro archivaci a organizaci dokladů nabízí řada účetních programů.

Mezi hlavní výhody elektronické archivace patří:

  • úspora místa oproti papírovým dokumentům,
  • rychlejší vyhledávání dokladů,
  • snadné sdílení napříč firmou,
  • nižší náklady na tisk, archivaci a skartaci,
  • bezpečné zálohování,
  • přístup k archivu odkudkoli,
  • automatické upozornění na skartační lhůty,
  • možnost integrace s jinými firemními systémy.

§ 35a Zákona o DPH (ZDPH) umožňuje evidovat doklady v listinné i elektronické podobě – a můžete je i vzájemně převádět.

Zásady elektronické archivace

Musíte být schopni bezodkladně zajistit přístup správci daně pro účely daňové kontroly k těmto dokumentům:

  • daňové doklady uchovávané osobou povinnou k dani (plátce DPH / identifikovaná osoba) která má sídlo nebo provozovnu v tuzemsku, nebo
  • daňové doklady za uskutečněná plnění s místem plnění v tuzemsku uchovávané osobou povinnou k dani, která nemá sídlo ani provozovnu v tuzemsku.

Kromě toho se elektronické uchování dat řídí stejnými podmínkami jako listinná forma, musí tedy dle § 34 ZDPH zachovávat:

  • Věrohodnost = prokázání totožnosti osoby, která uskutečnila plnění nebo vystavila doklad.
  • Neporušenost obsahu = zaručení, že obsah dokladu nebyl změněn.
  • Čitelnost = možnost seznámit se s dokladem přímo nebo pomocí počítače s tím, že veškeré náležitosti daňového dokladu dle § 29 ZDPH jsou jasně čitelné. S čitelností nebývá u elektronické archivace problém – dejte si pozor jen na ukládání ve správném formátu a pořízení ostré fotografie celé účtenky.

Jak zajistit věrohodnost a neporušenost dokladů?

Věrohodnost a neporušenost dokladu prokážete pomocí časových razítek s elektronickým podpisem či elektronickou pečetí.

Časové razítko

Časové razítko potvrzuje informaci o tom, kdy daný dokument vznikl. Zajišťuje „zafixování dokumentů v čase“ na 5 let. Po skončení platnosti je třeba dokumenty přerazítkovat.

Díky časovému razítku snadno splníte předpoklad věrohodnosti – prokážete datum a čas vystavení dokladu a že ho mezitím nikdo neupravil. Pro splnění všech náležitostí dokladů razítko vždy zkombinujte s elektronickým podpisem.

Službu časového razítka poskytují organizace vedené v rejstříku Ministerstva vnitra ČR (Česká pošta, eldentity). Funkci použití časového razítka pak nabízí například aplikace wflow, kterou u klientů využíváme a máme s ní dobrou zkušenost.

Elektronický podpis

Elektronický podpis je nástroj pro identifikaci a autentizaci v prostředí internetu. V případě archivace je připojen k datové zprávě nebo je s ní logicky spojen jako metoda k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu ke zprávě.

Musí se používat společně s časovým razítkem – podpis sám o sobě totiž udává pouze informaci, kdo dokument elektronicky podepsal. Může si o něj požádat jak fyzická, tak právnická osoba.

Službu elektronického podpisu nabízí certifikační autority uveřejněné na stránkách MV ČR – Česká pošta, eldentity, První certifikační autorita.

Můžete se setkat s několika typy elektronických podpisů. Kvalifikovaný elektronický podpis využívají orgány veřejné moci při právním jednání. Uznávané elektronické podpisy najdou uplatnění, když vy jednáte s orgány veřejné moci nebo s ostatními subjekty. Patří mezi ně:

  • Zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu. Vzniká na základě soukromého klíče a k němu náležícího certifikátu. Vydává ho certifikační autorita.
  • Uznávaný elektronický podpis, který je vytvořen společně s kvalifikovaným certifikátem – tento certifikát vydávají za úplatu certifikační autority.

Zaručený elektronický podpis splňuje následující požadavky:

  1. Je jednoznačně spojen s podepisující osobou.
  2. Umožňuje identifikaci podepisující osoby ve vztahu k datové zprávě.
  3. Jeho použití má podepisující osoba pod svou výhradní kontrolou.
  4. K datové zprávě je připojen tak, že je možné odhalit jakoukoli pozdější změnu dat.

Elektronická pečeť

Pečeť udává důkaz o tom, kdo elektronický dokument vydal – nejedná se ale o podpis, nemusí být totiž nutně spojena s konkrétní osobou. Využívají ji pouze právnické osoby a poskytuje jistotu původu a integrity dokumentu.

Lze ji využít i jako autentizaci jakéhokoli digitálního předmětu nebo pomocí ní podepisovat časová razítka.

Lhůty pro archivaci

Délka uschování je stejná pro elektronickou i listinnou podobu dokumentů. Podrobnosti se dozvíte v článku o archivaci účetních dokladů.

Přejděte na elektronickou archivaci s pomocí specialistů

Uvažujete o elektronické archivaci? Ozvěte se nám a zjistíte, jak ušetřit díky technologiím. Poskytneme vám konzultaci a pomůžeme s výběrem nástrojů i nastavením elektronické archivace – nebo se rovnou postaráme o kompletní digitalizaci vašeho účetnictví a mezd.

Ekonomika firmy na jednom místě a digitálně

Získejte více času na rozvoj svého podnikání a předběhněte konkurenci.

Účetnictví a reporting

Vyměňte šanony za propojený online účetní ekosystém včetně reportů na míru. Pomůžeme s implementací i samotným vedením účetnictvím, nebo doplníme vaši interní účtárnu.

Zjistit více

Mzdy a personalistika

Digitalizujte mzdové účetnictví, docházky i tvorbu a podpisy pracovních smluv. Zpracování mezd pak nechte na nás – nebo budeme spolupracovat s vaším interním payroll týmem.

Zjistit více

Poradenství a daně

Neztrácejte čas googlováním! Zeptejte se našich odborníků nejen na účetnictví a daně. Poradíme také, jak se zbavit papírování, zefektivnit procesy nebo vyměnit ERP. Jsme tu pro vás.

Zjistit více
Prozkoumat možnosti digitalizace

Rozhodněte se pro změnu. My najdeme řešení

Propojujeme externí a interní účetnictví

Zkombinujte výhody interní účtárny a outsourcingu. Získáte nonstop přehled a nižší náklady. Jak to funguje?

Účetnictví: Sdílíte doklady online. Aplikace automaticky vytěží obsah a zaúčtuje je. Faktury schvalujete elektronicky včetně doplnění metadat (zakázky/střediska/činnosti).
Mzdy a HR: Personální agendu od nástupů po docházky spravujete v online portálu. Informace automaticky putují do nástroje pro zpracování mezd.

My se postaráme o správnost účtování, reporting a spolehlivé fungování vašeho digitálního ekosystému.

Digitalizujeme korporáty i start-upy

Administrativa není jen nuda, ale taky černá díra na peníze. Své o tom ví velcí i malí. Díky digitalizaci a aplikacím v cloudu:

• významně snížíte náklady na zpracování mezd a účetnictví;
• zjednodušíte a vyjasníte interní procesy;
• máte více času na práci, která vás baví.

Technologie vás při růstu nenechají ve štychu – na dvojnásobný počet faktur nebo mezd nepotřebujete dvakrát tolik účetních.

Rozjedeme to rychleji, než byste čekali!

Digitalizace začíná výběrem a nastavením chytrých nástrojů, které vám ušetří čas i peníze.

1. Na úvodní schůzce probereme vše důležité.
2. Propojíte nás s kompetentní osobou z vaší firmy.
3. Implementace proběhne během 14 dnů až 1 měsíce.

Pokud stojí za to nejdřív upravit některé interní procesy, na rovinu vám to řekneme. Nenecháme vás vyhodit peníze oknem.