Přehled účetních dokladů: náležitosti a rozdíly

Účtenka, faktura, útržek z platebního terminálu… Jak je rozeznat? A jaký je rozdíl mezi fakturou a zálohovou fakturou? Pomůžeme vám se zorientovat v účetních dokladech.

Co je daňový doklad?

Jedná se o dokument, který musí podnikatel vystavit do 15 dnů od prodeje zboží či poskytnutí služby. Dle zákona o DPH č. 235/2004 Sb. jde o písemnost, která splňuje podmínky stanovené tímto zákonem. Musí obsahovat veškeré náležitosti daňového dokladu – níže se dozvíte, které to jsou. Za správnost odpovídá ten, kdo fakturu či účtenku vystavil, a tedy uskutečnil plnění neboli prodal.

Daňové doklady mohou mít jak listinnou, tak elektronickou podobu. Dle zákona se musí archivovat po dobu 5 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Od data vystavení do konce lhůty stanovené pro jeho uchovávání je nezbytné zajistit věrohodnost původu daňového dokladu, neporušenost obsahu a čitelnost.

Zjednodušený daňový doklad

Půjdete do obchodu, koupíte 5 rohlíků a po zaplacení dostanete účtenku. Účtence se říká také paragon – a formálně jde o zjednodušený daňový doklad. Ze zákona musí obsahovat:

1. informace o prodávajícím (název firmy / jméno a příjmení OSVČ, sídlo, DIČ)
2. evidenční číslo dokladu
3. předmět plnění (název zboží či služby a množství zboží či rozsah služby)
4. datum vystavení
5. datum uskutečnění zdanitelného plnění nebo datum přijetí platby
6. cenu včetně DPH
7. sazbu DPH

Z pohledu účetnictví nemůže celková částka včetně DPH na zjednodušeném daňovém dokladu přesáhnout 10 000 Kč. Kdyby k tomu došlo, vyžádejte si od dodavatele běžný daňový doklad.

Běžný daňový doklad

Typicky jde o fakturu. Povinné náležitosti jsou stejné jako u účtenky, a navíc obsahuje také:

1. informace o kupujícím (firma / jméno a příjmení, sídlo, DIČ)
2. informace související s DPH (cena za jednotku bez DPH, základ, sazba a výše daně a datum uskutečnitelného plnění)
3. jakoukoliv slevu, která není započítaná v jednotkové ceně
4. odkaz na zákon o DPH

Jestliže je doklad vystaven na osvobozené plnění, musí obsahovat odkaz na příslušné ustanovení zákona, podle kterého se osvobození uplatňuje.

V případě dokladu v režimu přenesené daňové povinnosti je nutné uvést informaci, že „daň odvede zákazník“.

Pokud je příjemce plnění zmocněn k vystavování dokladů jménem dodavatele, musí doklad obsahovat informaci o tom, že je v režimu „vystaveno zákazníkem“.

Daňový doklad versus útržek z terminálu

Jste na výborné večeři, obsluha je světová, takže necháte dýško. Platíte kartou a číšník vám donese účet, na kterém je uvedena cena za večeři bez dýška. Z platebního terminálu vyjede stvrzenka o platbě, na které je částka včetně spropitného.

Pokud své účetní předáte pouze stvrzenku o platbě, bude se vždy jednat o nedaňový náklad. Daňové náklady vám základ daně snižují, a nedaňové náklady si odečíst nemůžete. Pro podnikatele je vždy lepší, aby většina nákladů byla daňově uznatelná – do svého účetnictví tedy potřebujete faktury a účtenky, nikoli stvrzenky z terminálu.

Jak se používá zálohová faktura a doklad o platbě?

Chcete si nakoupit v Ikee, ale jste bez auta. Vyberete si stolek a objednáte ho. Přijde vám zálohová faktura. Jakmile tuto fakturu zaplatíte, Ikea vám zašle daňový doklad k přijaté platbě a následně společně se stolkem finální daňový doklad – tedy fakturu.

Zálohová faktura (někdy také proforma) časově předbíhá běžnou fakturu. Neúčtuje se o ní a také nemá žádný vliv na daň. Daňové dopady má až její úhrada.

Po zálohové faktuře tak často následuje „mezidoklad“ s názvem Daňový doklad k přijaté platbě. Prodávající ho vystaví v den přijetí peněz a slouží k tomu, aby si kupující mohl nárokovat DPH. Povinný je pouze v případě, kdy prodávající do 15 dnů od úhrady zálohovky nepošle fakturu. Když fakturu vystaví a pošle do 15 dnů od zaplacení zálohy, doklad o přijaté platbě nemusí řešit.

Zálohovka i daňový doklad k přijaté platbě se používají pouze, když k plnění dojde až v budoucnu. Pokud si zboží koupíte na prodejně, dostanete rovnou daňový doklad (fakturu), protože plnění se uskutečnilo přímo v ten den.

Další druhy daňových dokladů

Souhrnný daňový doklad

Plátce DPH může vydat souhrnný daňový doklad tehdy, kdy chce jedné osobě vystavit doklad na několik samostatných zdanitelných plnění.

Souhrnný daňový doklad se vystavuje vždy za kalendářní měsíc, a to nejpozději do 15 dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém se uskutečnilo první zdanitelné plnění, nebo kdy byla přijata první platba za uvedená plnění.

Opravný daňový doklad

Dříve označovaný jako dobropis či vrubopis. Vystavuje se v případě, že je třeba upravit či stornovat již vystavenou fakturu.

Opravný daňový doklad musí obsahovat:

1. stejné informace o dodavateli a odběrateli jako na faktuře
2. evidenční číslo opravované faktury
3. evidenční číslo samotného opravného daňového dokladu
4. důvod opravy
5. rozdíl mezi opraveným a původním základem daně
6. rozdíl mezi opravenou a původní daní
7. rozdíl mezi opravenou a původní částkou

Splátkový kalendář

Obsahuje náležitosti daňového dokladu a tvoří součást nájemní smlouvy, nebo je na něj v těchto smlouvách výslovně odkazováno.

Obsahem splátkového kalendáře jsou dílčí plnění, která se většinou pravidelně opakují. Typicky je k nájemní smlouvě připojen rozpis plateb nájmu na konkrétní období. Pronajímatel tak vystaví jeden doklad například na celý rok a nemusí daňové doklady vystavovat každý měsíc.

Platební kalendář

Obsahuje náležitosti daňového dokladu a osoba, pro kterou je plnění uskutečňováno, hradí službu nebo produkt ještě před uskutečněním zdanitelného plnění. Platební kalendáře často používají dodavatelé energií.

V platebním kalendáři musí být rozpis plateb na předem stanovené období. Nemusí na něm být však uvedeno datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí platby, protože to teprve nastane.

Daňový doklad při dovozu

Za daňový doklad při dovozu se považuje:

1. ‍rozhodnutí o propuštění zboží do celního režimu, ve kterém vznikla povinnost přiznat nebo zaplatit daň‍
2. jiné rozhodnutí o vyměřené dani vydané celním úřadem, pokud je daň zaplacena.

Při vrácení zboží zpět do tuzemska se považuje za daňový doklad rozhodnutí o vyměřené dani vydané celním úřadem, pokud je daň zaplacena.

Daňový doklad při vývozu

Za daňový doklad se považuje doklad vystavený podle § 28 odst. 1 písm. a) zákona o DPH  – tzn., že plátce je povinen vystavit daňový doklad v případě dodání zboží, nebo poskytnutí služby osobě povinné k dani, nebo právnické osobě nepovinné k dani, s výjimkou plnění osvobozených od daně bez nároku na odpočet daně.

Zbavte se starostí s účetními doklady

Chcete mít po ruce tým účetních specialistů, kteří si poradí se zpracováním účetnictví a odpoví vám na veškeré otázky? A co kdybyste nemuseli schovávat každý paragon, ale jednoduše ho vyfotili a přes aplikaci poslali své účetní?

Převeďte své účetnictví do onlinu a rozlučte se s šanony! O účtování, digitalizaci zpracování i elektronickou archivaci dokladů se rádi postaráme za vás.

Pošlete nezávaznou poptávku a probereme, jak vám můžeme pomoci.