Každá společnost ze zákona musí archivovat účetní, mzdové a další dokumenty. Díky správné archivaci předcházíte problémům a sankcím. Usnadňuje vám i přípravu na kontroly z finančního úřadu nebo audit. Zjistěte, které doklady uchovávat a jak dlouho, jak je zlikvidovat nebo co vás čeká, když porušíte své povinnosti.
Kdo je povinen archivovat doklady?
Účetní a jiné firemní dokumenty musí uchovávat:
- Zaměstnavatelé (doklady o zaměstnancích)
- Účetní jednotky (účetní záznamy)
- Osoby povinné k DPH (plátci a identifikované osoby – doklady pro stanovení daně)
- Podnikatelé (uchovávají veškeré doklady zmíněné v účetních dokladech níže)
Bez ohledu na velikost firmy je vhodné zpracovat interní pokyny pro oběh, zpracování, archivování a likvidaci dokumentů, aby každý zaměstnanec věděl, jak s nimi nakládat.
Typy dokladů a lhůty pro jejich archivaci
Délka archivace se liší podle:
- druhu dokladu,
- obsahu dokladu,
- situaci účetní jednotky či typ právní formy podnikání,
- účetního období (lhůty začínají běžet od konce účetního období).
Podíváme se na nejčastější firemní doklady a dobu archivace, která vychází ze související legislativy.
Archivace účetních dokladů
Účetní doklady jsou písemné či elektronické záznamy poskytující informace o ekonomické činnosti podnikatele. Vstupují do účetnictví jako účetní záznamy.
Patří mezi ně například faktury přijaté a vystavené, pokladní doklady, bankovní výpisy, interní doklady, závazkové či pohledávkové doklady a další.
Náležitosti účetních dokladů upravuje Zákon o účetnictví (ZOÚ). Pravidla pro archivaci najdete v § 31 ZOÚ a vyplývá z nich, že:
Po dobu 5 let uchováváme:
- účetní doklady,
- účetní knihy,
- odpisové plány,
- inventurní soupisy,
- účtový rozvrh,
- přehledy.
A po dobu 10 let:
- účetní závěrky,
- výroční zprávy.
Některé účetní záznamy musíte archivovat déle než po dobu stanovené lhůty. Tyká se to například dokladů pro trestní, správní či daňové řízení, sociální zabezpečení a veřejné zdravotní pojištění, záruční lhůty nebo reklamační řízení. Vždy je třeba respektovat tu delší.
Archivace mzdových dokladů
Mzdové doklady jsou písemné či elektronické záznamy poskytující informace zejména o zaměstnancích a personální agendě. Ve středních a velkých podnicích jde často o dokumenty mzdového oddělení, v menších mívají účetní na starost i mzdovou oblast.
Mezi mzdové doklady (nebo také listy) řadíme například zápočtové listy a pracovní smlouvy, platové výměry, pracovní náplně, evidence pracovní doby, docházky a dovolené nebo evidenční listy důchodového pojištění (ELDP) aj. Nemusí splňovat náležitosti účetních dokladů.
Legislativně je upravuje Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (ZOSP), kde najdeme čtyři různé lhůty pro archivaci mzdových dokladů.
Po dobu 3 let archivujeme:
- stejnopisy evidenčních listů
Po dobu 6 let:
- seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti
Po dobu 10 let:
- mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu
A po dobu 45 let:
- mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění
Archivace daňových dokladů
Daňové doklady se od účetních liší tím, že je vystavuje plátce DPH, a to do 15 dnů od uskutečnění zdanitelného plnění. Oproti účetním dokladům v nich navíc musí být uvedena sazba DPH, nebo odkaz na zákon nebo směrnici DPH, pokud je plnění osvobozeno. O dalších specifických případech se dozvíte více v článku o náležitostech daňových dokladů.
Pravidla pro archivaci upravuje Zákon o dani z přidané hodnoty (ZDPH). Podle § 35 ZDPH daňové doklady povinně uchovává každý plátce DPH i identifikovaná osoba po dobu 10 let.
Úschova se počítá od konce zdaňovacího období. Doba se může prodloužit například u rekonstrukce nemovitostí či leasingů. Doklady musíte uchovávat fyzicky v tuzemsku nebo zajistit nepřetržitý dálkový přístup v případě elektronické archivace.
Archivace dokumentů k dani z příjmu
Uchovávání těchto podkladů se řídí Zákonem o dani z příjmu (ZDP). Ten neurčuje žádné lhůty kromě tzv. stanovení daně, což je období pro vyměření, případně doměření daně. To znamená, že do 3 let od podání přiznání k dani z příjmu právnických osob může finanční úřad provést kontrolu a doměřit daň – proto je vhodné podklady archivovat alespoň po tuto dobu.
K prodloužení stanovení daně může dojít v případě vykázání ztráty, přijetí investičních pobídek formou slevy na dani, nebo když na dané období probíhá daňová kontrola.
Další dokumenty (archiválie)
Archiválie jsou písemné či elektronické záznamy, které vznikly z činnosti obchodních korporací, družstev (vyjma bytových družstev), organizačních složek státu, příspěvkových organizací, zdravotních pojišťoven a škol, a dle zákona slouží k trvalému uchování v rámci veřejného zájmu.
Upravuje je Zákon o archivnictví a spisové službě (ZAS). Archiválie je nutné uchovávat a umožnit do nich i nahlížet po dobu neurčitou dle § 5 ZAS. Patří mezi ně:
- dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu (zakladatelské dokumenty, stanovy, jednací řády, dokumenty o přeměnách, likvidaci nebo zániku);
- dokumenty o řízení (protokoly a zápisy z jednání statutárního či dozorčího orgánu, zápisy z valné hromady);
- dokumenty o majetku podnikatelského subjektu (mimořádné inventarizace majetku, smlouvy o převodu vlastnického práva, certifikace ochranných známek);
- finanční dokumenty (účetní závěrky);
- dokumenty vztahující se k předmětu podnikání původce (podnikatelské záměry, dokumentace výrobků).
Způsoby archivace
Dokumenty můžete archivovat třemi způsoby:
- Listinná (tzv. zaknihovaná) forma. Tisknete dokumenty a ukládáte je ve fyzických složkách nebo archivních boxech.
- Elektronická forma. Dokumenty skenujete nebo vytváříte jejich digitální kopie a ukládáte je na hardwarovém disku, serveru nebo v cloudu.
- Smíšená forma. Obě cesty zkombinujete.
Pokud nechcete využívat pouze elektronickou archivaci, doporučujeme ji doplnit k papírové – některé účtenky totiž časem blednou a je jistější mít k dispozici sken.
Likvidace a skartace dokladů
Po uplynutí lhůt můžete zlikvidovat archivované doklady a konečně si uvolnit místo v archivu. U elektronických dokumentů skartace znamená smazání dat bez možnosti obnovení.
Dávejte ale pozor na skartaci dokumentů s povinností skartačního povolení – u některých je totiž potřeba vyžádat si povolení skartace od příslušného archivu. Tyká se to:
- archiválií,
- účetní závěrky,
- zakladatelských dokumentů.
V případě ztráty dokumentů z důvodu požáru, povodně nebo jiné nehody situaci neprodleně oznamte finančnímu úřadu. K oznámení přiložte kopii policejního protokolu.
Sankce za nedodržení povinnosti archivace dokumentů
Pokud nedodržíte povinnost archivace před uplynutím skartační lhůty, může vám finanční úřad udělit pokutu ve výši až 3 % hodnoty aktiv podniku.
Sankce za zničení vybraných dokumentů bez souhlasu příslušného archivu jsou uvedené v § 73 a § 74 Zákona o archivnictví a spisové službě.
Nejste si jistí, zda archivujete správně?
Objednejte si u nás konzultaci a probereme, jak vyladit systém uchovávání a oběhu dokladů ve vaší firmě. Jestli zvažujete přechod z papírové archivace na elektronickou, rádi pomůžeme s výběrem nástrojů i technickým nastavením – nebo se rovnou postaráme o vaše kompletní účetnictví a reporting.
