Všude slyšíte a čtete o tom, jak digitalizace posune vaši firmu vpřed. Software, cloud, automatizace, AI, online schvalování faktur, elektronické podpisy... Už se nemůžete dočkat a chcete se do toho pustit co nejrychleji? Rozumíme vám. Ale než otevřete dveře moderního účetního světa, ještě se na chvíli zastavte. Upřímně si odpovězte na těchto 5 otázek. Pomohou vám nastartovat digitální transformaci správným směrem.
1/ Co od digitalizace očekáváte?
Abyste z digitalizace účetnictví a mezd vytěžili maximum, definujte si, co má přinést právě vám. Když ji uděláte pořádně, nepůjde jen o rozlučku s papírovými doklady a šanony, ale o hlubší změnu, která ovlivní celou firmu – tým, procesy i vás samotné. Promluvte si s týmem a zjistěte, jak si digitalizaci představuje. Možná vás překvapí, jak různorodé názory uslyšíte.
Ujistěte se, že je digitalizace váš směr, opravdu ji chcete a budete se jí věnovat. Každá změna totiž přináší i výzvy a potřebuje čas, aby ukázala svou hodnotu. Teprve pak se může stát skutečným přínosem pro vaši firmu.
Digitalizace nevyřeší všechny problémy a neudělá z účetnictví automaticky bezstarostnou zábavu. Neočekávejte, že vše bude okamžitě fungovat samo. Hlavně na začátku vás čeká práce. Pak přijde dlouhodobá odměna. Digitální zpracování účetnictví a mezd totiž nabízí mnoho benefitů. Firmy nejvíce oceňují:
- efektivnější procesy;
- úsporu času a peněz;
- zpřesnění dat a snížení chybovosti;
- zjednodušení reportingu.
Řekněte si, co je vašim hlavním cílem. Pro někoho může být prioritou automatizace schvalovacích procesů, někdo se zase soustředí na integraci účetních systémů s ostatními podnikovými aplikacemi. Které funkce a moduly potřebujete? Co chcete vyřešit nejdřív? Máte specifické požadavky, které je nutné zohlednit?
Když najdete dobrého partnera, jsou možnosti digitalizace téměř neomezené. Díky konkrétním a realistickým očekáváním připravíte lepší zadání pro potenciální dodavatele, správně nastavíte procesy a urychlíte implementaci. O to rychleji budou chytré aplikace pracovat pro vás.
2/ Jste vy i vaši lidé otevřeni změně?
„Ale takhle jsme to dělali vždycky a fungovalo to!“
Zní vám tato věta povědomě? Digitalizace účetnictví a mezd může být pro některé členy týmu výzvou, a to nejen po technické stránce, ale i po té psychologické. Není totiž jen o pořízení softwaru, ale především o změně myšlení. Ne vše bude fungovat jako dříve.
Pokud vy nebo váš tým nejste ochotni se vzdát některých starých postupů a zvyků, pravděpodobně vám digitalizace nepřinese tolik, kolik by mohla. Jestli jste už úspěšně absolvovali digitalizaci jiných oblastí, o to jednodušší celý proces bude.
Zásadní je, aby vedení firmy podporovalo nové přístupy a technologie, zdůrazňovalo přínosy digitalizace a vysvětlovalo, proč změna stojí za to. Právě manažeři by měli být první, kdo změny přijme a ukáže cestu ostatním. Když se například aktivně zapojí do školení nebo připraví prezentaci, kde ostatním ukážou nové systémy, pošlou tak do celé firmy jasný signál, že je digitalizace prioritou. Klíčoví zaměstnanci pak mohou působit jako ambasadoři, kteří namotivují kolegy a pomůžou jim.
Při plánování samozřejmě myslete i na potřebná školení a podporu práce s novými nástroji. Například u nás je zaškolení do nového softwaru bezplatné. Od začátku spolupráce jsme vám plně k dispozici, můžete se ptát kdykoli a opakovaně, rádi vše vysvětlíme.
Otevřená mysl a ochota se učit nové věci – to jsou klíčové faktory pro úspěšnou digitální transformaci. Pokud v týmu nemáte správné lidi, novinky neprotlačí ani největší vizionář.
Digitalizace je drahá a trvá dlouho. Má smysl jen v korporátech. Není bezpečná. Vezme lidem práci. Napadají vás takové myšlenky nebo jste je slyšeli od svých zaměstnanců? Poznejte 6 nejčastějších mýtů o digitálním účetnictví – uvidíte, že se není čeho bát.
3/ Máte na digitalizaci čas a peníze?
Představte si firemní účetnictví, které funguje jako dobře namazaný stroj – automaticky, bez papírů, zmatků a zdržení. Máte účetní data k dispozici kdekoliv, kdykoliv a s maximálním zabezpečením. Všichni ví, kdy a co dělat. Mzdy odcházejí včas. Kolik vám to ušetří času? Co cennějšího váš tým vytvoří místo zbytečné administrativy?
Abyste dosáhli cíle, bez investic se neobejdete. Online zpracování účetnictví a mezd se vám ale v dlouhodobém horizontu mnohonásobně vrátí. Posuďte své finanční možnosti a stanovte rozpočet. Základem úspěchu je kvalitní implementace. Ta bývá jednorázovým nákladem. Cena průběžného zpracování účetnictví a mezd se pak obvykle odvíjí od počtu dokladů a zaměstnanců.
Nezapomeňte, že kromě peněz a otevřené mysli budete potřebovat i čas. Dobrá účetní firma udělá spoustu práce, ale bez vás to nepůjde. Vyberte kompetentní osobu z vašeho týmu, která bude s účetním partnerem jednat a stane se spojkou mezi účetně-digitalizačními specialisty a vaší firmou.
4/ V jakém stavu jsou vaše interní procesy?
Méně klikání a papírování, více smysluplné práce! Digitální prostředí vyžaduje jasné postupy a pravomoci. Stává se, že při jednání s potenciálním klientem zjistíme, že ještě není připravený na interní změny a vlastně nevěděl, co digitalizace obnáší. Bolestivým místem bývá typicky schvalování faktur, pokud je zbytečně dlouhé a zahrnuje mnoho lidí, anebo výpočet mezd při složitě nastaveném bonusovém systému.
Před digitalizací máte skvělou příležitost zmapovat, jak (ne)fungují vaše současné postupy a jak je můžete vylepšit pro digitální éru. Možná zjistíte, že některé kroky jsou komplikované, zastaralé – anebo úplně chybí. Na neexistující proces jen těžko nasadíte systém.
Zamyslete se, co lze automatizovat nebo úplně zrušit.
- Jaký je ideální tok informací od faktury až po účetní závěrku?
- Jak má vypadat proces od přijetí zaměstnance po odeslání mzdy?
Před zavedením nového systému bude nejspíš potřeba provést i „očistu“ vašich účetních dat a dokumentů. To znamená zbavit se duplicitních, nepotřebných a zastaralých dat.
Účetnictví navíc není izolovaný ostrov. Aby digitalizace přinesla maximum, měl by si nový systém rozumět se zbytkem vaší firmy (např. s CRM, ERP nebo nástrojem pro správu projektů). Moderní integrace umožňují plynulý tok dat a informací. Dobrý účetní partner vám poradí i s analýzou a optimalizací těchto procesů.
Tip: Inspirujte se a zjistěte, jak funguje zpracování účetnictví v našem systému – od zabezpečení přes fakturace až po reporty. Nahlédněte pod pokličku E-Consulting v článku Chcete outsourcovat účetnictví a mzdy? Buďte nároční!
5/ Kdo vám s digitalizací účetnictví a mezd pomůže?
Málokdo si může dovolit začít s digitalizací po vlastní ose ve stylu „pokus omyl“. Místo drahých a časově náročných interní experimentů se raději naplno věnujte podnikání a pro digitalizaci si vezměte k ruce kompetentního parťáka.
Kvalitní dodavatel vás provede celým procesem od prvotního nastavení přes školení vašeho týmu až po podporu po spuštění. Bude rozumět specifikům vašeho odvětví a nabídne řešení na míru vašim potřebám, které zahrnuje všechny potřebné služby a funkce.
- Hledejte firmy s technologickým i účetním know-how. Zkonzultujte s nimi své požadavky a nechte si poradit. Přečtěte si tipy, jak vybrat účetní firmu.
- Zvažte různé nabídky a porovnejte je. Nejde jen o cenu, ale hlavně o hodnotu, kterou vám dodavatel přinese. Podezřele levné nabídky mohou přinést skryté náklady a komplikace v budoucnu.
Mezi nejdůležitější faktory při výběru patří zkušenosti a spolehlivost. Potenciálních dodavatelů se ptejte na projekty, které realizovali, a zjistěte, jak řešili výzvy podobné těm vašim. Vyžádejte si reference a ověřte si je.
Nebo začněte rovnou u nás. Digitalizace je naše parketa. Pomáháme s implementací nástrojů i externím vedením účetnictví a mezd. Vyvíjíme vlastní aplikace, které usnadňují práci a šetří peníze firmám jako Decathlon nebo Shoptet. Napište nebo zavolejte a rádi vám představíme možnosti. Čím dříve začnete, tím levnější a efektivnější digitalizace bude. S námi to zvládnete.
