Plánujete změnit účetní firmu, ale nevíte, jak vybrat takovou, se kterou spolupráce pojede jako po drátkách? Nebojte se změny. Než se však pustíte do hledání, pořádně se zamyslete, co od nového dodavatele očekáváte. Pomůže vám náš seznam předpokladů, jak poznat dobrou účetní firmu. Když si pohlídáte, že je splňuje, s velkou pravděpodobností nesáhnete vedle.
1/ Spolupracuje
Změna účetní firmy je významný krok. Když si ale nového dodavatele dobře vyberete, vyřeší většinu starostí za vás. Proto se předem bavte o tom, jak má předání účetnictví probíhat a jakou roli budete v celém procesu hrát vy, nová i dosavadní účetní firma. Když je účetní společnost nápomocná a ochotná komunikovat s tou původní napřímo, odpadne vám zbytečný stres.
Při předání účetnictví se často projeví kvalita služeb. V ideálním případě obě strany spolupracují. Už možná tušíte, že v praxi to ne vždy platí. Zkušená účetní kancelář si však poradí a klientovi pomůže. I když jsme přebírali účetnictví od společností, které nechtěly spolupracovat, nakonec vše dobře dopadlo. Vy v takové situaci alespoň máte jistotu, že rozloučení s původní firmou bylo na místě.
2/ Zaměstnává odborníky
Bez správně vedeného účetnictví to nejde. Přesto existují firmy, kde se o účetnictví starají brigádníci nebo lidé bez praxe, případně se u klienta střídá jedna účetní za druhou a ztrácí kvůli tomu kontext. Takový dodavatel své klienty vystavuje riziku. Špatně odvedená účetní práce není vidět na první pohled, ale při kontrolách pak bývají podnikatelé nemile překvapeni.
Absolventi a junioři samozřejmě mají v účetních firmách své místo – i my je rádi uvádíme do praxe, vždy však ve spolupráci a pod dohledem zkušených kolegů. (více se dozvíte v článku o tom, jak u nás probíhá onboarding). Přejeme si, aby to platilo všude.
3/ Jde s dobou a využívá technologie
Dnes už nechcete skladovat stohy papírů a desítky šanonů, ve kterých nic nenajdete. Moderní účetní společnost pracuje v online prostředí a vy máte přístup k informacím kdykoli potřebujete. Dokáže své nástroje propojit se systémem vaší firmy nebo vám doporučí a implementuje funkční řešení.
Taky nemrhá časem (a vašimi penězi) na přepisováním čísel, ale automatizuje čtení dat z dokladů. V nejlepším případě vám výsledky předává i formou reportů s přehlednými grafy, aby pro vás měly vypovídající hodnotu a nekoukali jste jen na změť čísel v tabulkách.
4/ Rozumí vašemu podnikání
Pokud jste rychle rostoucí technologický startup, nejspíš nebudete na stejné vlně s účetní, která zakládá papíry do šanonů a vyplňuje formuláře propiskou.
Ujistěte se, že má zvažovaná účetní firma zkušenosti s potřebami vašeho oboru a chápe (nebo chce chápat), v čem podnikáte. To je základ dobré spolupráce i správně vedeného účetnictví. Nikdo nezná všechno, ale při úvodních jednáních vnímejte, jestli dodavatele váš byznys zajímá a ptá se.
5/ Vy rozumíte jí
Nepatříte mezi skalní fanoušky účetnictví a po večerech čtete radši beletrii než zákony? Nedivíme se. Proto je pochopitelné, že s účetní budete chtít probrat své otázky, nejasnosti nebo dopad podnikatelských rozhodnutí.
Každá účetní by měla být schopná vám srozumitelně vysvětlit problematiku a na vaše dotazy reagovat rychle. Pokud komunikace nefunguje na začátku, tak se to nejspíš nezmění ani později.
6/ Má dobré jméno
Na webu účetních firem obvykle najdete reference. Požádejte však i své známé a lidi z profesního okolí o doporučení, která účetní firma se jim osvědčila. Přečtěte si hodnocení na Google, Firmy.cz nebo zapátrejte po názorech v podnikatelských skupinách na Facebooku. Zjistíte tak, jestli reálná zkušenost klientů odpovídá tomu, jak se účetní firma prezentuje.
7/ Odpovídá za rizika
Vyjasněte si, za co účetní firma v rámci spolupráce odpovídá. Ta dobrá převezme kompletní zodpovědnost za správnost i rizika.
Ověřte si také, že má sjednané pojištění odpovědnosti. Chrání tak sebe, své zaměstnance, ale i vás.
8/ Jedná transparentně
Projděte si cenovou nabídku a zkontrolujte, že v ní je zahrnuto vše, co požadujete a na čem jste se dohodli. Pokud tomu tak není, měla by vám společnost předložit jednoduchý ceník, kde najdete sazby za účetní činnosti, ceny používaných nástrojů a další položky.
Spolehlivá účetní firma podmínky spolupráce transparentně podchytí i ve smlouvě. Vyžádejte si návrh smlouvy předem a pečlivě si ho přečtěte.
9/ Dbá na bezpečnost
Před zahájením spolupráce detailně proberte otázku bezpečnosti. Díky technologiím a cloudovému úložišti je možné velmi dobře zabezpečit data. Další důležitou fází je zálohování.
Ujistěte se, že dodavatel spolehlivě ochrání účetní data a že k nim budou mít přístup pouze kompetentní osoby.
10/ Stále se rozvíjí
Účetní a zejména daňová legislativa se neustále mění. Zajímejte se o to, jakým způsobem firma reflektuje změny a novely, jak nové informace předává svým zaměstnancům a zda je pravidelně vzdělává. Ověřte si, že všechny změny včas implementuje do svých účetních nástrojů.
11/ Roste s vámi
Jste rychle se vyvíjecí firma, která si žije tak trochu vlastním životem? Potom budete potřebovat účetní společnost, která se umí dobře a rychle přizpůsobit vašemu tempu. I v tomto případě oceníte digitální účetnictví, které je flexibilní a připravené na změny, škálování i rychlý růst.
Hledáte změnu k lepšímu? Pošlete nezávaznou poptávku
Zbavujeme firmy drahé administrativy a víme, jak díky technologiím šetřit čas i peníze. Chcete spolupracovat s účetní kanceláří, na kterou se můžete spolehnout? Ozvěte se nám a přesvědčte se, jak v předpokladech dobré účetní firmy obstojíme.
