Termíny čerpání dovolené: co musí vědět zaměstnavatel i zaměstnanec

Léto je hlavní sezóna dovolených – a také období, kdy se nejčastěji střetávají plány zaměstnanců s potřebami firmy. Přinášíme vám přehled, jak se termíny dovolené určují a kdy má navrch zaměstnavatel, nebo naopak zaměstnanec.

Kdo rozhoduje o dovolené

Až na dvě výjimky níže o termínu dovolené rozhoduje vždy zaměstnavatel. Zaměstnanec o ni může požádat, ale není oprávněn jednostranně oznámit, že si bere dovolenou. Zaměstnavatel při rozhodování zohledňuje:

• Provozní potřeby (např. sezónní nárůst poptávky)
• Oprávněné zájmy zaměstnanců (např. peče o děti během prázdnin)

Pokud zaměstnavatel termín určí, musí ho zaměstnanci oznámit minimálně 14 dnů předem a v písemné formě.

Do kdy je nutné dovolenou vyčerpat

Standardně platí, že dovolená se čerpá v tom kalendářním roce, kdy na ni vznikl nárok. Pokud to není možné, zaměstnavatel ji musí určit tak, aby byla vyčerpána do konce následujícího roku.

Čerpání dovolené může odložit nebo znemožnit několik okolností:

• Na straně zaměstnavatele: neodkladné provozní potřeby, kdy by absence zaměstnance ohrozila chod firmy.
• Na straně zaměstnance: mateřská či rodičovská dovolená, otcovská dovolená, dlouhodobá pracovní neschopnost nebo povinná účast na vojenském cvičení – při těchto překážkách mu nesmí zaměstnavatel dovolenou nařídit. Po dobu ostatních překážek na straně zaměstnance může určit čerpání dovolené pouze na žádost zaměstnance.

Kdy si zaměstnanec může dovolenou určit sám

Existují dvě situace, kdy má zaměstnanec větší pravomoc:

1. Po mateřské, rodičovské nebo otcovské dovolené

Zaměstnavatel musí umožnit čerpání dovolené tak, aby bez přerušení navazovalo na skončení mateřské dovolené, na tu část rodičovské dovolené, po kterou by zaměstnankyně čerpala mateřskou, nebo na otcovskou dovolenou – a to na základě písemné žádosti zaměstnance.

2. Nevyčerpaná dovolená z předchozích let

Pokud zaměstnavatel do 30. 6. aktuálního roku neurčí termín čerpání dovolené z předchozího roku, může si termín zvolit sám zaměstnanec, přičemž nemusí přihlížet k potřebám zaměstnavatele.

Termín zaměstnavateli oznámí písemně nejméně 14 dnů předem. Toto oprávnění se vztahuje výhradně na dovolenou převedenou z minulých let – nikoliv na nárok, který vznikl v aktuálním kalendářním roce.

Zaměstnavatel v tomto případě neztrácí právo dovolenou zaměstnanci určit, nicméně rozhoduje to, kdo určí termín dovolené dříve. Pokud tedy např. zaměstnanec 5. 7. oznámí, že bude čerpat dovolenou v září, a naopak zaměstnavatel zaměstnanci 10. 7. oznámí, že mu určil dovolenou na srpen, má rozhodnutí zaměstnance přednost před rozhodnutím zaměstnavatele.

Zajistěte si plynulé léto bez zmatků

Abyste se vyhnuli provozním komplikacím, doporučujeme mít jasně nastavený vnitřní proces pro schvalování dovolené. Digitální HR systém (např. aplikace Tria) umožní rychlé schvalování, přehled o absencích a snazší plánování kapacit.

Pokud chcete, aby váš HR a mzdový proces běžel bez papírování a zbytečných zdržení, obraťte se na náš tým. Pomůžeme vám nastavit digitální agendu mzdových a personálních procesů, abyste měli vše pod kontrolou a získali čas na to, co je pro vaši firmu důležité.