Zelené účetnictví?
Roční zpracování účetnictví pro středně velkou firmu může zatížit životní prostředí až deseti tisíci archy papírů ročně. V praxi to znamená dva vzrostlé stromy, které rostou klidně deset let. To je podle nás v době digitalizace zkrátka hodně. I proto jsme vyvinuli procesy, které tato čísla mění až o 90 %.
Naše cesta
Naše cesta vede přes nástroje, které používáme. Od počátku jsme zkoušeli, vyvíjeli, upravovali a ladili různé nástroje, které by synteticky propojovaly efektivitu práce a netisknutí či nepotvrzování dokumentů již potvrzených. Přirozeně nešlo pouze o přírodu, ale také o investici do služby, která by aspirovala na lepší výsledky, než nabízí konkurence.
Byla to trnitá cesta, která nás stála spoustu sil a financí. Mnohokrát jsme se pro něco rozhodli a nakonec uznali, že to nebyl správný směr. Ale po několika letech se nám podařilo systém nastavit tak, že se klienti s našimi nástroji setkají při každém kroku spolupráce. Dokážeme tak efektivně přemístit až 70% veškeré agendy vedené v papírech na cloud. Nic se díky tomu nikam nepřeváží či fyzicky neposílá. Dokumenty lze naskenovat/vyfotit, vyplnit pár detailů a o vše další se postaráme my. Díky správnému výběru nástrojů a jejich efektivnímu propojení snižujeme spotřebu papíru na naprosté minimum.
Zpracování účetnictví
Dalším důležitým krokem je samozřejmě vynaložená práce na samotné zpracování účetnictví. To se snažíme už delší dobu automatizovat tak, aby na naší i vaší straně probíhala určitá část procesů softwarově. I zde šetříme spotřebu materiálu při evidenci dokumentů a díky ukotvení kontaktní osoby na straně klienta navíc šetříme finance vynaložené pro samotné zpracování.
Měsíční uzávěrka
Každý měsíc uzavíráme, a tak odpadá kvantum dotazů a nejasností na konci fiskálního roku. Spočítali jsme, že tímto krokem snížíme chybovost řádově o desítky procent a navíc nevzniká časově náročná agenda s dohledáváním dokumentů a jejich detailu. Tento proces se nám vyplácí i z hlediska zajištění nejnižšího daňového zatížení pro klienta.
A co dál?
Je třeba podotknout, že legislativa má své jasné stanovy toho, co musí a nemusí být dostupné v tištěné podobě. Například otázka archivace je v tomto směru problematická už delší dobu. Věříme však, že všichni brzy pochopí, že technologie nám dodávají dostatečné nástroje pro změnu i těchto nařízení. U těch ostatních převádíme do mraků všechno, co lze.
Tým E-Consulting Czech