Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ): co se od roku 2026 mění a koho se to týká

Od roku 2026 čeká české zaměstnavatele jedna z největších administrativních změn posledních let – zavádí se Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ). Cílem je nahradit desítky různých formulářů směrem ke státu jedním elektronickým podáním a lépe propojit data mezi jednotlivými úřady.

Na první pohled to zní jako úleva od byrokracie. Ve skutečnosti ale JMHZ přináší i vyšší nároky na kvalitu dat a nastavení interních procesů u zaměstnavatelů – zvlášť těch, kteří mají složitější strukturu zaměstnanců nebo časté personální změny.

Co je JMHZ a jak bude fungovat

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele je nový elektronický formulář, který budou zaměstnavatelé posílat Ministerstvu práce a sociálních věcí. Z tohoto hlášení si pak jednotlivé instituce – Česká správa sociálního zabezpečení, úřady práce, finanční správa, Český statistický úřad a další – převezmou údaje, které dnes získávají z více samostatných formulářů.

Místo toho, abyste během roku posílali různé přehledy, potvrzení nebo oznámení, budete každý měsíc odevzdávat jeden souhrnný datový soubor. Ten bude obsahovat:

• identifikační údaje o zaměstnavateli,
• údaje o zaměstnancích a typech jejich pracovních poměrů,
• informace o odvodech na sociální zabezpečení a daních,
• další mzdová a evidenční data, která dnes figurují v několika samostatných formulářích.

Jaké dosavadní formuláře JMHZ nahradí

JMHZ do sebe „nasaje“ řadu formulářů, které dnes mzdové účetní a personalisté vyplňují a odesílají zvlášť. Typicky půjde například o:

• evidenční list důchodového pojištění,
• přehled o výši pojistného,
• přihlášky a odhlášky do registru zaměstnavatelů,
• oznámení o nástupu a skončení zaměstnání.

Část agendy (zejména statistické výkazy a některé daňové podklady) bude JMHZ pokrývat jen zčásti. I přesto se významně sníží počet samostatných podání, termínů a formulářů, které je potřeba během roku hlídat.

Klíčové termíny: kdy JMHZ startuje

Zákonná úprava JMHZ začne platit 1. 1. 2026. Ostrý provoz hlášení se ale spouští až od 1. 4. 2026.

Pro zaměstnavatele z toho plyne několik důležitých termínů:

• první řádné Jednotné měsíční hlášení se bude podávat za měsíc duben 2026, a to nejpozději do 20. 5. 2026,
• zároveň vznikne povinnost zpětně doplnit hlášení za leden, únor a březen 2026 – nejpozději do 30. 6. 2026.

Prakticky to znamená, že už od 1. 1. 2026 musíte vést a archivovat údaje v takové kvalitě, aby bylo možné JMHZ zpětně sestavit i pro zaměstnance, kteří v prvním čtvrtletí 2026 skončí.

Jaké způsoby podání budou k dispozici

Jednotné hlášení se bude podávat pouze elektronicky. Předpokládají se tři základní cesty:

• přes ePortál ČSSZ,
• prostřednictvím datové schránky – jako příloha ve stanoveném formátu XML,
• automatizovaným rozhraním napojeným na mzdový nebo HR systém (API).

Z hlediska praxe bude zásadní, zda váš mzdový software umí vygenerovat přesně takový datový soubor, jaký JMHZ vyžaduje. Dodavatelé mzdových systémů proto postupně zveřejňují informace o úpravách svých řešení a podpoře JMHZ.

Jaké údaje bude stát požadovat

Obsah JMHZ a struktura dat jsou podrobně popsány v přílohách k prováděcímu nařízení vlády. Tyto přílohy jsou rozdělené do více částí – samostatně pro:

• evidenci zaměstnavatele,
• evidenci zaměstnanců,
• jednotlivé druhy pracovních poměrů a dalších pracovněprávních vztahů.

Pro zaměstnavatele, kteří využívají mzdový outsourcing, jsou důležité zejména přílohy č. 3, 4 a 5. Ty upřesňují, jaké údaje je potřeba mít k dispozici a jak se mají předávat – ať už internímu mzdovému oddělení, nebo externí mzdové účtárně.

V praxi to může znamenat, že bude nutné doplnit například:

• detailnější členění pracovních poměrů a typů smluv,
• přesnější údaje o úvazcích, změnách pracovních podmínek či druhu práce,
• sjednocení některých evidenčních údajů, které byly dosud vedeny jen interně nebo v různé kvalitě.

Kdo bude mít nejvíc práce: typické situace

Ne všichni zaměstnavatelé pocítí přechod na JMHZ stejně. Z hlediska náročnosti se dá očekávat větší dopad zejména na:

• Menší a střední firmy, které mají dosud část HR nebo mzdové agendy řešenou „na půl ručně“ – s kombinací tabulek, papírových podkladů a jednodušších mzdových programů. Pro ně bude klíčové srovnat údaje o zaměstnancích do jednoho systému a pohlídat jejich úplnost.
• Firmy s častou fluktuací (výroba, služby, retail), kde je velký počet nástupů a odchodů, různých úvazků, zkrácených pracovních dob apod. Zde bude důležitá kvalita a aktuálnost dat při každé personální změně.
• Zaměstnavatele, kteří využívají kombinaci HPP, DPČ, DPP a dalších pracovněprávních vztahů – různé typy smluv kladou různé požadavky na evidenci a vykazování.

Co JMHZ přinese zaměstnavatelům a zaměstnancům

Pozitivní dopady JMHZ nejsou jen na straně státu. Pro zaměstnavatele znamená jeden měsíční report:

• menší riziko, že se na některé hlášení zapomene,
• lepší přehled o splněných povinnostech,
• možnost lépe plánovat zátěž mzdové agendy během roku.

Zaměstnanci mohou profitovat z toho, že se jejich data budou mezi institucemi sdílet efektivněji. To se projeví například u:

• předvyplněných daňových přiznání,
• žádostí o některé dávky,
• výpočtu podpor v nezaměstnanosti.

Čím kvalitnější data o zaměstnancích zaměstnavatel do JMHZ posílá, tím méně komplikací vzniká při vyřizování různých nároků.

Co je typicky na straně zaměstnavatele a co může převzít mzdový outsourcing

JMHZ je kombinací legislativy, technického řešení a praktického nastavení procesů ve firmě. Zjednodušeně lze rozdělit:

Co je typicky na straně zaměstnavatele:

• rozhodnutí o způsobu organizace mezd a HR (interně vs. outsourcing),
• nastavení interních procesů tak, aby se důležité údaje o zaměstnancích dostaly včas k osobě nebo firmě, která mzdy zpracovává,
• komunikace se zaměstnanci – sběr potřebných dat při nástupu, změnách pracovních podmínek nebo ukončení pracovního poměru.

Co může převzít mzdový outsourcing:

• sledování legislativních změn v oblasti JMHZ,
• úpravu mzdových systémů a datových rozhraní podle požadavků státu,
• samotné sestavení a odeslání Jednotného měsíčního hlášení,
• průběžnou kontrolu úplnosti a správnosti dat, která do systému přicházejí.

Tento článek shrnuje obecná pravidla a dopady JMHZ. Konkrétní nastavení procesů, mzdového systému a datového toku mezi firmou a outsourcingovým partnerem je vždy individuální záležitost – řeší se v rámci konkrétní spolupráce, s ohledem na velikost firmy, strukturu zaměstnanců a používané nástroje.

JMHZ a mzdový outsourcing

Pro firmy, které už mzdový outsourcing využívají, bude velká část práce s JMHZ zajištěna na straně jejich poskytovatele služeb. Na straně zaměstnavatele zůstane hlavně zajištění kvalitních vstupních dat a nastavení komunikace.

Pokud o mzdovém outsourcingu teprve uvažujete, může být JMHZ jedním z impulzů, proč se na něj podívat znovu. Vyšší nároky na data a legislativní sledování mohou být pro interní tým další zátěží – zatímco u specializovaného poskytovatele jsou součástí běžné agendy.

Jestli chcete mít JMHZ vyřešené v rámci profesionálního zpracování mezd, stojí za to se o možnostech outsourcingu pobavit. Konkrétní podobu spolupráce a rozdělení rolí je ale vždy potřeba nastavit individuálně – podle toho, jak vaše firma funguje dnes a kam míří zítra.