Digitalizace zpracování účetnictví - 1. díl eDocument

Jak lze vyřešit efektivní zadávání účetních dokladů do účetního systému?

Nejčastějším stávajícím způsobem je příjem faktur od dodavatelů v PDF formátu, jejich následný tisk a ruční pořízení do systému. Dále se k těmto dokladům ručně pořizují informace o zakázkách, projektech a střediscích. Na základě těchto dodatečných informací se provádí vlastní zaúčtování v účetním systému. Celá tato agenda, poplatná 20. století, stojí neuvěřitelně času, peněz a rizik spojených s chybovostí lidského faktoru při duplicitním přepisování. Zpracované doklady se dále fyzicky a nákladně archivují.

Co je podstatnou změnou nového řešení?

Výchozí platformou v případě společnosti E-Consulting Czech je koncept „online účetnictví". První důležitou aplikační součástí, která zajištuje vlastní výměnu účetních dokladů se zákazníky, je webová aplikace eDocument.

Zkuste si představit aplikaci podobnou Dropboxu, vylepšenou o možnost zadávání veškerých „metadat“. Jinými slovy informací o zakázkách, projektech a střediscích, které jsou nutné pro správné zaúčtování předaných účetních dokladů.

Zákazník velmi jednoduše nahraje účetní doklady do aplikace nebo nasměruje poštovní účet, určený k příjmu fakturace, na účet eDocument. Tímto způsobem se automaticky nahrají účetní doklady do aplikace. Následně se přímo v aplikaci eDocument zákazníkovi otevřou obrazovky pro pohodlné doplnění „metadat“.

V aplikaci eDocument má dále zákazník možnost sledovat postup zpracování dokladů ze strany E-Consulting Czech. Další oceňovanou funkčností je možnost fulltextového vyhledávání v archívu dokladů. Vyhledávání probíhá na základě veškerých údajů pdf účetního dokladu, tak zákazníkem doplněných metadat. S touto funkčností souvisí i online archív všech účetních dokladů.

Výsledkem je online výměna dokumentů zákazníků včetně doplnění metadat, fulltext vyhledávače a online archívu. A to vše v ceně outsourcingu díky službě eDocument od E-Consulting Czech.

Rozdíl proti obvyklému stavu účtáren je zcela zásadní:

• Absence papírových šanonů v archívu

• „Paperless“ účetnictví

• Online přístup / vyhledávání v archívu dokladů

• 24/7 dostupnost

• Absence mailů / telefonů a osobních schůzek za účelem předávání dokladů

• Úspora nákladů na zpracování dokladů a účetnictví

• Zrychlení procesu zpracování účetních dokladů v reálném čase

• Významné snížení chybovosti

• Velké zpřesnění účtovaných událostí

Sečteno, podtrženo klienti získávají podstatně více času na řešení důležitých záležitostí svého byznysu. A zpracovatel účetnictví, jeho konzultanti mají více času poradit a být zákazníkovi nápomocni v podpoře jeho byznysu.

Digitalizace zpracování účetnictví – 2. díl eAccounting  -   „čeká na Vás příště“

Sdílejte tento článek

Pokud se vám náš článek líbí, podělte se o něj i s jinými.