PŘÍPADOVÁ STUDIE - Outsourcing mezd podle slovenské legislativy
Profil zákazníka
Společnost ZARA je jednou z největších mezinárodních módních společností zaujímající významné místo na českém i slovenském trhu s módou.
Motto: „Zákazník je v centru našeho unikátního obchodního modelu, který zahrnuje návrh, výrobu, distribuci a prodej prostřednictvím rozsáhlé sítě prodejen“
Výchozí situace
Mzdovou agendu společností ZARA, BERSHKA, PULL&BEAR a STRADIVARIUS, s působností i sídlem na území Slovenska a patřících do skupiny Inditex, zpracovávala slovenská outsourcingová společnost.
Mzdy společností ve skupině Inditex na území České republiky zpracovávala společnost E-Consulting Czech s.r.o. ve mzdovém systému s užšími možnostmi personálního sledování a tvorby vlastních sestav, s plánovaným přechodem na nový systém KS Mzdy PROFi od 1.1.2010.
Všechny společnosti ve skupině, sídlící v Čechách i na Slovensku, jsou řízeny centrálně z České republiky. Z důvodu globálního propojení celého mezinárodního obchodního řetězce jsou personální údaje o zaměstnancích vedeny v interním personálním systému.
Z dlouhodobého pohledu neshledával zákazník komunikaci se dvěma zpracovateli mezd jako efektivní. Výstupy ze dvou odlišných mzdových systémů bylo možné pro reporting použít jen z části. Dále pak nespokojenost zákazníka se stávajícím slovenským zpracovatelem mezd vyústila v jednání vedoucí ke sjednocení mzdové agendy celé skupiny Inditex v Čechách i na Slovensku. Pro další spolupráci byla oslovena společnost E-Consulting Czech s.r.o.
Cíl a očekávání
Cílem a očekáváním od spolupráce se společností E-Consulting Czech s.r.o. bylo
- postavit vzájemnou spolupráci na efektivitě vedoucí k úsporám nákladů
- přenášet data z docházkového systému a údaje o zaměstnancích z interního personálního systému do mzdového softwaru
- mít možnost připojit se do mzdového softwaru zpracovatele mezd pro možnost aktualizace údajů o zaměstnancích, tisku sestav, tvorbu pracovněprávních dokumentů, archiv dokumentů
- získat outsourcingového partnera, který je schopen zajistit a sjednotit principy zpracování mezd a reportingu pro společnosti působící na českém i slovenském trhu, a to ve stejném termínu
- využít možnosti sofistikovaného softwarového řešení pro reporting, který bude kvalitnější, rozsáhlejší a s možností variability
- zefektivnit komunikaci mezi personálním oddělením a zpracovatelem mezd
- mít možnost konzultovat své dotazy a požadavky se specialistou na mzdovou a personální oblast slovenské i české legislativy, a to na jednom místě
- společnosti sídlící na Slovensku implementovat do nového informačního systému pro první ostré zpracování mezd od 1. 1. 2010.
Průběh implementace
Proces implementace byl naplánován tak, aby spuštění do rutinního provozu proběhlo k 1. 1. 2010.
Zákazník byl však vlivem okolností nucen změnit plánovaný harmonogram a posunout datum prvního ostrého zpracování mezd na 1. 8. 2009, čímž došlo k výraznému posunu a změně celého procesu implementace společností ve skupině Inditex do KS Mzdy PROFi. Implementace byla započata již v květnu 2009.
Protože kvalitní reporting a zachování kontinuity kalendářního roku byl stěžejním požadavkem na outsourcingového partnera, museli pracovníci E-Consultingu v aplikaci KS Mzdy definovat strukturu, číselníky, zavést definice pro podrobné členění mzdových nákladů nejen na jednotlivé provozovny, ale i jednotlivá oddělení a profese, a mnohé další tak, aby i v budoucnosti výsledný report zcela uspokojil požadavky zákazníka. Takto nastavená databáze je připravená pro importy personálních údajů z interního systému.
Ze mzdového systému předchozího zpracovatele nebylo možné migrovat žádná data a vzájemná součinnost byla téměř nulová.
Implementovat tohoto zákazníka do nového mzdového systému znamenalo provést duplicitní zpracování mezd a v aplikaci KS Mzdy PROFi zpracovat zpětně mzdy od ledna do července 2009. Manuálně byly pořízeny záznamy o osobních údajích téměř stovky zaměstnanců a jejich pracovních poměrech. Implementační tým E-Consultingu byl tvořen dvěma osobami.
Zpracování mezd společností ve skupině Inditex se sídlem na Slovensku bylo spuštěno do rutinního provozu k 1. 8. 2009, což je o 5 měsíců dříve, než bylo původně plánováno.
Zhodnocení závěrem
Průběh celé implementace byl maximálně efektivní a přechod na nový systém proběhl v rekordně krátkém čase.
Zákazník ocenil flexibilitu společnosti E-Consulting Czech s.r.o., jejich vstřícnost, profesionalitu a schopnost okamžitě reagovat na vzniklé skutečnosti.
Mzdy společností skupiny Inditex v České a Slovenské republice jsou zpracovány jedním outsourcingovým partnerem, v jednom mzdovém systému, tak jako jsou tyto společnosti jedním vedením řízeny a spravovány.
Dosud nedošlo k plánovanému přenášení dat z docházkového systému a ani interního personálního systému, nicméně interface pro migraci dat z docházkového systému je definován a připraven.
Odeslat na e-mailTisknout článek